Blog Zeitmanagement – einst schwierig, jetzt einfach in 6 Schritten

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Das Gefühl, dass die Zeit nicht auf meiner Seite ist, kenne ich als Texterin, denn ich habe schon mehrfach unter Zeitdruck geschrieben, und ein unnötig kurzfristig gesetzter Termin kann Stress auslösen, wenn das Blog Zeitmanagement nicht vorhanden ist oder ich für einen Kunden die Extra-Meile gehe.

Was für einen Post in LinkedIn mit 500 Wörtern noch möglich ist, ist bei einem umfassenden Blogbeitrag unrealistisch. Es sei denn, der Kunde legt keinen Wert auf Qualität in seinem Content-Marketing. Was ich mir nicht vorstellen kann.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie eine Methode, die ich als Bloggerin entdeckt habe. Sie ist nicht neu und ich habe sie erst abgetan, doch sie hilft mir Texte unter Zeitdruck zu schreiben und innerlich ruhig zu bleiben.

1. Ziel und Ehrlichkeit – So beginne ich

Kein Texter schreibt gern unter künstlich gemachten Zeitdruck. Blogtexte sollten in der Regel rechtzeitig vorausgeplant werden.

Ich beginne damit, meinen Kunden zu fragen, zu wann der Beitrag fertiggestellt sein soll. Auch wenn der Termin bereits bei der Anfrage mitgeteilt wurde. So prüfe ich die Terminangabe, ob sie noch immer aktuell ist.

Bleibt es bei dem zu kurzfristig gesetzten Termin, spreche ich an, was der Kunde von meiner Arbeit erwarten darf, wenn vorausschauend Blogbeiträge geplant werden.

Ich erläutere, dass bei einem nicht gängigen Thema das Briefing und eine gründliche Recherche zur Vorarbeit gehören, damit ich meinem Kunden ein qualitativen Text fristgerecht übergeben kann.

Blickwinkeländerung: Wenn ich sehe, andere Aufträge leiden darunter, lehne ich den Auftrag ab.

Für einen bestehenden Kunden mache ich eine Ausnahme, denn in der Regel kenne ich bereits das Thema und brauche nicht mehr in einem grossen Umfang recherchieren. Auch das Briefing entfällt, wie es für den Beginn einer Zusammenarbeit immer notwendig ist.

Achtsamkeit ist auch ein Thema, denn es bringt weder meinen Kunden noch mir etwas, wenn meine Gesundheit durch ständige zu kurzfristig gesetzte Termine leidet, weil ich keine Erholungsphasen mehr habe.

Und, kein Texter kann durchgängig 8 Stunden schreiben. Das ist unrealistisch.

2. Die Hürden beim Texten unter künstlichem Zeitdruck

Die erste Hürde ist, mich von Ablenkungen fernzuhalten. Social-Media, E-Mails, Telefonate, Zooms und Chats in Messengern. 

Deshalb habe ich feste Gesprächszeiten und feste Schreibzeiten eingeführt.

Es reicht nur eine Ablenkung, die zur nächsten Ablenkung führt und ich bin raus aus dem kreativen Schreibprozess.

Vor allem E-Mails und Chats in Messengern (bin kein Freund davon) sind Zeitfresser, zu denen ich Abklärungen vornehme, administrative Aufgaben erledige oder Rückrufe tätige. Die lese ich dreimal am Tag, sonst nicht. Es soll ja schon im Verhältnis stehen, denn ich bin keine Notdienstzentrale.

Als intrinsisch motivierte Texterin muss ich aufpassen, mir Pausen zu gönnen, um den Kopf freizubekommen und Kraft zu schöpfen. Kreativ Schaffende wissen, was ich meine. Der Kopf wird heiss, die Augen brennen und ich werde müde, wenn ich keine Pausen machen würde.

Mit einer angemessenen Vorbereitung, motiviert und fokussiert kann ich schliesslich einen Text schreiben, selbst unter Zeitdruck. Wie ich dabei vorgehe, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

3. Meine Zeit-Management-Technik

Zeitmanagement ist eine der Schlüsseltechniken, um effizienter zu arbeiten und mehr zu erledigen.

Ein bewährter Ansatz ist die bekannte Pomodoro-Technik. Bei dieser Technik arbeite ich 25 Minuten konzentriert und ununterbrochen an einer Aufgabe, und nehme mir dann eine fünfminütige Pause.

Nach vier 25-minütigen Arbeitszeiten nehme ich mir eine längere Pause von 15-20 Minuten.

Diese Technik ermöglicht es mir, einen klaren Fokus auf die Aufgabe zu haben und auch während der kurzen Pausen neue Energie zu tanken.

Unter-Zeitdruck-schreiben
Zitat Manuela Frenzel – Schreiben unter Zeitdruck

Dann unterteile ich den Auftrag mit der Pomodoro-Technik in Schritte, wie in diesem Beispiel:

  • Schritt 1: Briefing-Material ansehen und eventuell Rückfragen.
  • Schritt 2: Recherchieren (Vorarbeit, sehr zeitaufwendig).
  • Schritt 3: Gesammelte Daten strukturieren 
  • Schritt 4: Struktur Blog erarbeiten (Headline, Einleitung, Gliederung, Abschluss)
  • Schritt 5: Text schreiben.
  • Schritt 6: Am nächsten Tag Korrektur & Lektorieren (Zeit ungestört und fokussiert arbeiten zu können).
  • Schritt 7: Abschluss: Den Text senden.

Würde ich das nicht tun, habe ich nicht genügend Zeit, um bei jeder Aufgabe ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen.

Das hilft mir, Stress zu vermeiden und den Abgabetermin einzuhalten.

4. Optimierung des Schreibprozesses durch die Verwendung von Tools

Nach der Einteilung der Schritte, starte ich den Pomodoro-Timer, der meine Produktivität erhöht. Damit schaffe ich es meinen Fokus und meine Konzentration zu halten, weil Unterbrechungen minimiert werden.

Pomodoro-Clock
Pomodoro Wecker

Das erhöht wiederum meine Motivation. Ich erreiche mein Ziel und kann den Arbeitsaufwand für neue Aufträge besser abschätzen.

Nun geht es daran für die Recherche hilfreiche Tools zu nutzen. Ich wähle Tools, die ich kenne und mit denen ich gewohnt bin umzugehen. Ich habe mir eine Art Landschaftskarte zugelegt, so dass ich die Übersicht über alle Suchtools habe und die mit einem Klick erreichbar sind.

Mit einem weiteren Tool arbeite ich Projekt bezogen. Es enthält den Pomodoro-Wecker und ein Manager Fenster. Im Manager Fenster kann ich Projekt bezogene Internetseiten und Dokumente verlinken. Das hilft mir ebenfalls konzentriert zu bleiben, weil ich nicht erst mehrere Fenster öffnen muss, bis ich zu den gesuchten Dokumenten oder Internet-Links gelange.

Pomodoro-Projektordner
Pomodoro Projektordner

Für das Brainstorming, der Headline und der Gliederung habe ich auch verschiedene getestete  Tools, so dass ich weiss, welches ich für welche Aufgaben einsetze.

5. Brainstorming und Outlines, um Struktur in das Projekt zu bringen

Gute Schreibprozesse beginnen mit einer gut durchdachten Struktur.

Beim Brainstorming habe ich Ideen für Inhalte, Headline und die Gliederung gefunden. Die gilt es jetzt zu strukturieren und den Blogbeitrag zu gliedern.

Es kommt auch vor Ideen auszusortieren, die nicht zu dem im Blogbeitrag behandelten Thema passen.

Diese Gliederung hilft mir, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren und mich nicht vom Thema ablenken zu lassen.

6. Hin und wieder eine Pause machen

Mir eine Pause zu gönnen ist wichtig, auch wenn ich diese manchmal doch nach hinten verschiebe, wenn ich gerade im Flow bin.

Denn, wenn ich zu lange durcharbeite, leidet meine Kreativität und ich bin nicht mehr produktiv. Es kommt hinzu, ich mache Fehler.

Um meinen kreativen Geist zu erfrischen, mache ich unterschiedliche Dinge. Wie, einfach mal in mich gehen und einen Kaffee oder einen Tee trinken oder sportlich auf dem Trampolin hüpfen oder mit einem Hula Hop die Hüfte schwingen.

Lächeln Sie gerade? Ich auch, wenn ich auf dem Trampolin hüpfe. Dabei kommen mir neue Ideen.

Es hilft mir auch meine Gedanken zu sammeln und mich auf die Arbeit, die vor mir liegt, vorzubereiten.

Zusammenfassend

Wer einen Text unter Stress schreibt, muss sich gut organisieren, die richtige Strategie wählen und einige Regeln befolgen, um einen Blogbeitrag schnell und trotzdem qualitativ zu schreiben.

Die Pomodoro-Technik hilft, sich zu fokussieren und organisieren, damit Stress keine Chance hat (das erhöht nur den Blutdruck). Möchtest Du erfahren, welchen Pomodoro-Timer und Projektplaner ich verwende, schreibe mir gern eine Nachricht.

Achtsamkeit und Blickwinkeländerung hilft zu entscheiden, ob in der Kürze der Zeit der Auftrag qualitativ fertiggestellt werden kann. Häufig ist eine Verlängerung der Frist die bessere Entscheidung.

Wenn ich entscheide, den Auftrag anzunehmen, informieren ich meinen Kunden, dass ich seinen Auftrag unter Zeitdruck annehme und dafür auch ausserhalb der Geschäftszeiten schreibe (Zulage für Nacht-, Abend- und Wochenendarbeit, zusätzlich für Feiertage).

Nicht zu vergessen, wenn die Zusammenarbeit mit einem Kunden weitere Aufträge ausschliesst, erhöht sich das Honorar.

Deshalb empfehle ich mich rechtzeitig zu kontaktieren, damit ich Aufträge einplanen kann.

Welche Technik wenden Sie bei Zeitdruck an?

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